Enterprise Content Management

Enterprise Content Management als architectuurprincipe
ECM is een architectuurprincipe dat helpt om een structurele samenhang aan te brengen tussen ongestructureerde content en processen in de organisatie, vastgelegd in een duurzame elektronische omgeving.

Enterprise Content Management is nodig
Organisaties worden steeds meer geconfronteerd met de digitale wijze waarop informatie -en daarmee kennis- tot stand komt en wordt gebruikt. Vanuit verschillende bronnen wordt informatie aangeleverd in verschillende formaten (tekstverwerkers, spreadsheets, video, audio, etc.). Naast het gegeven dat deze informatie in hoge mate ongestructureerd is, zijn er ook nog veel kopieën in omloop, die enerzijds een steeds grotere impact hebben op de opslagmedia en anderzijds een versieprobleem opleveren. Het gevolg is dat dossiers niet transparant zijn en archiefkasten overvol raken.

Enterprise Content Management heeft de aandacht in de directiekamer
Recente cases in de VS (Enron, Worldcom) hebben ertoe geleid, dat wet- en regelgeving op een aantal belangrijke punten is aangescherpt en codes zijn opgesteld ten aanzien van corporate governance van bedrijven. Het meest recente voorbeeld hiervan is de Sarbanes Oxley wetgeving. Deze en andere regelgeving heeft een impact op de eisen die worden gesteld aan de kwaliteit van registratie van bedrijfsprocessen en ongestructureerde informatie en de totale beheersing van dit registratieproces.

Met Enterprise Content Management gaat de winkel niet dicht
Met name retailers zien zich uitgedaagd om efficiënt en accuraat volledige productinformatie op te slaan, te bewerken en te distribueren naar allerlei mediakanalen. Het content management van veel (retail)organisaties kan de intensieve bevraging door klanten niet bijhouden. Met name elektronische media (internet, flat screens in retail organisaties, informatiekiosken, electronic shelf labeling en artikelscanners) moeten van dag tot dag en van uur tot uur worden gevoed met actuele informatie over producten, prijzen en voorraden. Retailers moeten extra hulpmiddelen gaan inzetten om op een efficiënte manier de distributie van nieuwe mediavormen te managen voor meerdere publicatiekanalen.

De functionele componenten van Enterprise Content Management
Functioneel gezien is een Enterprise Content Management platform een ICT-architectuur die een aantal kernfuncties samenbrengt en integreert ten behoeve van het ontsluiten en stroomlijnen van ongestructureerde informatie (content).
We onderscheiden daarbij de volgende componenten:

Geïntegreerd documentmanagement biedt functionaliteit ten behoeve van het creëren, ordenen, beheren, routeren en distribueren van elektronische dossiers c.q. documenten. Kernfuncties daarbij zijn o.a. check-in/check-out, versiebeheer en beveiliging op dossier- en documentniveau;
Digital Asset Management is hieraan gerelateerd, maar concentreert zich met name op het beheer van ‘rijke media’ als foto’s, film en audio. Concrete toepassingen hiervan worden met name gezien bij marketing- en reclameprocessen en (nieuws)media;
Web content management wordt ingezet ten behoeve van het beheer van content van websites;
Records management biedt een organisatie de mogelijkheid tot het onveranderbaar vastleggen van de content life cycle (create, revise, publish, archive, destroy);
Document imaging richt zich op het digitaliseren van analoge documenten en content, het indexeren ervan hetzij handmatig hetzij d.m.v. capturetechnologieën voor het automatisch afleiden van relevante informatie uit de gedigitaliseerde documenten (tekstherkenning, formulierprocessing) en uiteindelijk de opslag van de digitale content;
Documentcentrische collaboration is functionaliteit ten behoeve van het (ad hoc) delen van documenten binnen bijvoorbeeld een projectstructuur of discussiefora;
Workflow tenslotte richt zich op de ondersteuning van gestructureerde bedrijfsprocessen. De belangrijkste functies zijn het sturen van de uitvoering van processen op basis van vastgelegde procedures en het bewaken ervan in termen van bijvoorbeeld doorlooptijden.

Daarnaast is er in toenemende mate een behoefte aan verwante modules als e-Mail archivering en elektronische formulierafhandeling.

Een integrale benadering
Bij Enterprise Content Management wordt het ontstaan, het gebruik en de archivering van content (d.w.z. kennis, informatie en gegevens) centraal gesteld: de content life cycle. De toegevoegde waarde van content wordt bepaald door de bedrijfsdoelstellingen die zijn benoemd en waar de content een bijdrage aan levert. Deze worden gerealiseerd met behulp van een bedrijfsproces, door een organisatie die is vastgelegd in rollen met taken en verantwoordelijkheden binnen dit proces. Tot slot kan er gebruik worden gemaakt van ICT-hulpmiddelen. Om ECM succesvol te kunnen implementeren dienen bovenstaande dimensies vanuit een integrale aanpak met elkaar in verband te worden gebracht.

Uitgaande van deze integrale aanpak ondersteunt IMN haar klanten op verschillende aspecten van het ECM-domein, zoals:

Het vinden van de juiste businesscase voor ECM in relatie tot strategie en doelstellingen;
Het vaststellen van de impact van de introductie van ECM op uw organisatie en het begeleiden van de noodzakelijke veranderingen;
Het inrichten van de content life cycle als bedrijfsproces (van creatie tot vernietiging);
Het opstellen van metadatamodellen;
Het begeleiden van een pakketselectietraject;
Analyseren en realiseren compliancy met Sarbanes-Oxley, IFRS en andere wet & regelgeving.